Cliëntenonderzoek en meldplicht in het notariaat 

De notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht de identiteit van zijn cliënt vast te stellen. Daarnaast is de notaris wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen en ongebruikelijke transacties te melden bij een landelijk meldpunt van de overheid (FIU-Nederland). Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Veel werkzaamheden van de notaris vallen onder de Wwft. Diensten op het gebied van vastgoed en ondernemingsrecht vallen over het algemeen onder de Wwft. Ook bij personen- en familierecht kan de Wwft van toepassing zijn, bijvoorbeeld als de notaris (ook) fiscaal advies geeft, belastingaangiften verzorgt of vermogen van een overledene beheert, zoals bij de afwikkeling van een nalatenschap.

Cliëntenonderzoek 

Hoe uitgebreid de notaris onderzoek moet doen, hangt af van de risico’s op witwassen of terrorismefinanciering. Omstandigheden die invloed hebben op die risico’s zijn bijvoorbeeld: 

• of de cliënt actief is in een branche die bekend staat als gevoelig voor witwaspraktijken, of financiert met gelden die te maken hebben met zo’n branche; 
• of de cliënt, de transactie of de gebruikte gelden te maken hebben met een land dat bekend staat om een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering; 
• of de cliënt in de media voorkomt met berichten die het risico op witwassen of terrorismefinanciering verhogen; 
• of de van de notaris gevraagde dienstverlening past bij de cliënt; 
• of de cliënt een belangrijke politieke functie heeft of heeft gehad, en daarmee een risico op corruptie meebrengt.

Het onderzoek door de notaris verschilt dus per zaak. En onder sommige omstandigheden moet de notaris verder doorvragen.

Wát de notaris moet onderzoeken staat in de Wwft. Het gaat om de volgende onderdelen: 

• de identiteit van de cliënt (en de vertegenwoordiger als die er is); 
• het doel en de achtergrond van de gevraagde werkzaamheden; 
• of vertegenwoordigers wel bevoegd zijn om te vertegenwoordigen; 
• of de cliënt wel echt voor zichzelf handelt, of eigenlijk voor iemand anders; 
• bij financiële transacties: waar de gelden (of andere financiële middelen) die hierbij worden gebruikt vandaan komen (om te voorkomen dat er illegaal geld wordt gebruikt); 
• bij rechtspersonen en vennootschappen: hoe de structuur (eigendom en zeggenschap) in elkaar zit en wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) zijn; 
• of de cliënt of de UBO een politiek prominente persoon is. 

De notaris mag geen werkzaamheden voor een cliënt verrichten als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond. Als er al een relatie met de cliënt bestaat, moet die in dat geval worden beëindigd. Als er daarnaast aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan moet de notaris een melding doen bij de FIU-Nederland.

Meldplicht 

Bij dienstverlening die onder de Wwft valt is de notaris verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij een landelijk meldpunt van de overheid (FIU-Nederland). Een transactie (of voorgenomen transactie) is ongebruikelijk als die te maken kan hebben met witwassen of het financieren van terrorisme. De notaris heeft een geheimhoudingsplicht, maar de meldplicht doorbreekt deze. De notaris mag de cliënt niets vertellen over een melding (of de notaris van plan is een melding te doen of heeft gedaan). 

De notaris heeft geen meldplicht als een ongebruikelijke transactie (of voorgenomen ongebruikelijke transactie) in een oriënterende bespreking ter sprake komt. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke meldplicht geldt vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de Wwft valt. 

Contanten 

Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven € 2.500. Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting contante betalingen van € 10.000 of meer te melden bij de FIU-Nederland. De meldplicht geldt ook als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Door de cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000 of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden. 

Identiteit van natuurlijke personen als cliënt 

Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten controleren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten controleren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als zij langer dan drie maanden in Nederland verblijven en aan de hand van een geldig nationaal paspoort als zij niet (langer dan drie maanden) in Nederland verblijven. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan. Als er een notariële akte wordt opgesteld moet de notaris de echtheid van het identiteitsdocument controleren met een speciale scanner (WID-scanner). Wij vragen u daarom bij elk bezoek aan ons kantoor uw geldig legitimatiebewijs mee te nemen, ook als u eerder uw legitimatiebewijs aan ons heeft laten zien. 

Identiteit en UBO’s van rechtspersonen als cliënt 

De identiteit van een rechtspersoon als cliënt, zoals een B.V., een N.V. of een stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een cliënt-rechtspersoon moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten controleren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd, oftewel ultimate beneficial owners (uiteindelijk belanghebbenden). Iedere rechtspersoon heeft ten minste één UBO, maar kan ook meerdere UBO’s hebben. Een UBO is altijd een natuurlijke persoon. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, worden alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de cliënt-rechtspersoon aangemerkt als pseudo-UBO’s (bijvoorbeeld alle statutaire bestuurders van een B.V.). Voor andere juridische entiteiten als cliënt, zoals een maatschap of een C.V., gelden vergelijkbare regels.

UBO-register 

Als de cliënt een rechtspersoon of andere juridische entiteit is, moet de notaris het UBO-register raadplegen om vast te stellen of de UBO’s van de cliënt hierin zijn opgenomen. Het UBO-register is een register waarin bijna alle Nederlandse rechtspersonen en andere juridische entiteiten hun UBO’s moeten registreren. Het UBO-register is onderdeel van het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het UBO-register is openbaar. 

Als er een verschil zit tussen de UBO-informatie die is opgenomen in het UBO-register en de UBO- informatie die de notaris zelf heeft, dan moet de notaris dat verschil melden bij de Kamer van Koophandel. Dit wordt de terugmeldplicht genoemd. Net als bij een melding van een ongebruikelijke transactie bij de FIU-Nederland doorbreekt de terugmeldplicht de wettelijke geheimhoudingsplicht van de notaris.

Herkomst van de gelden 

De notaris moet onderzoek doen naar de herkomst van de gelden die bij een financiële transactie worden gebruikt. Dit geldt ook als de gelden van een Nederlandse bankrekening afkomstig zijn. De notaris heeft een eigen onderzoeksplicht naast die van de bank. Deze onderzoeksplicht geldt ook voor gelden die niet via de derdengeldenrekening van de notaris worden betaald (dus ook bij een betaling tussen partijen onderling). Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere financiële middelen dan geld wordt gefinancierd (zoals verrekening of aandelen). De notaris mag niet aan een financiële transactie meewerken als niet aannemelijk is dat de hierbij gebruikte gelden uit legale bron afkomstig zijn. Ook hier geldt dat de diepgang van het onderzoek door de notaris afhangt van de risico’s op witwassen of terrorismefinanciering. Als het onderzoek niet naar genoegen van de notaris kan worden afgerond, dan zal de notaris dienstweigeren en mogelijk een melding doen bij de FIU-Nederland.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van het bovenstaande, neem dan gerust contact met ons op.