Een akte moet van papier zijn en eeuwig bewaard worden. Maar waar wordt deze akte eigenlijk al die tijd bewaard? En hoe kan het dat een akte na verloop van tijd niet scheurt of onleesbaar wordt?
Archiefruimte van de notaris
Nadat een akte is getekend wordt deze door de betreffende notaris bewaard. Archiefruimten van notariskantoren moeten dan ook aan bepaalde eisen voldoen. Akten moeten worden beschermd tegen brand, inbraak, waterschade, schimmel en andere gevaren. Daarom worden akten bewaard in een waterdichte, brandveilige en beveiligde ruimte. Daarbij dient in de archiefruimte voldoende luchtverversing te zijn om de akten te beschermen tegen schimmel. Vaak maken notariskantoren gebruik van een waterdichte en brandveilige kluis.
Algemene bewaarplaats
Wanneer een notaris stopt, dan wordt zijn of haar dossiers met akten (het protocol) door een andere notaris (zijn of haar opvolger) overgenomen. De akten behorende tot het protocol mogen na twintig jaar worden overgebracht naar de algemene bewaarplaats van de Rijksoverheid. Dit is de archiefbewaarplaats van notarisarchieven in Winschoten. De opvolger die een protocol heeft overgenomen waarvan delen ouder zijn dan dertig jaar, moet deze delen (de akten) overbrengen naar de algemene bewaarplaats.
Aktepapier
Ook het papier van de akten moet aan een aantal eisen voldoen. Het notarieel aktepapier en hetgeen op de akte geschreven staat dient een duurzaamheid van ten minste 100 jaar te hebben. Het aktepapier heeft dan ook een lagere zuurgraad en is steviger dan ‘normaal’ papier. Ook dient het papier bedrukt te zijn met het logo van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) waarin het watermerk van de KNB wordt verwerkt. Hierdoor is het papier herkenbaarder als notarieel aktepapier.
Heb je vragen over het opstellen van een notariële akte? Neem dan gerust contact met ons op.